Kerstavond, oudejaar, Valentijn of een feestelijke brunch: op die momenten wil je geen telefoon die roodgloeiend staat en toch halflege zalen door no-shows. Een vast menu met online inschrijving geeft rust voor keuken én gast.
Met arrangementen plan je feestmomenten naast je normale reservaties. Gasten schrijven zich online in via je widget, je stelt capaciteit en prijs in, en optioneel een voorschot. In dit artikel lees je hoe je dat aanpakt voor de drukste periodes van het jaar.
Feestmenu vs. gewone tafelreservatie
Op een normale zaterdag reserveren gasten een tafel en kiezen uit je kaart. Op kerstavond of oudejaar werkt dat vaak anders: één vast menu, vaste tijdstippen, soms meerdere zitronde. Dat hoort niet in je standaard reservatieflow te verdwijnen. Een arrangement is een aparte inschrijving met eigen titel, beschrijving, prijs en maximum aantal plaatsen. Zo blijft je gewone agenda overzichtelijk en je feestdag voorspelbaar.
Op tijd beginnen met planning
Begin minstens zes tot acht weken op voorhand met inschrijvingen openzetten voor populaire data. Gasten plannen feestdagen vroeg. Sluit inschrijvingen tijdig zodat je inkoop en personeelsplanning kunnen aansluiten. In Restotailor bepaal je zelf de inschrijfperiode per arrangement. Check ook je tafelplan: welke zaal gebruik je voor het feestmenu en welke tafels blijven beschikbaar voor walk-ins of kleinere groepen?
Arrangement instellen in Restotailor
Maak een arrangement aan met duidelijke naam ("Kerstmenu 24 december", "Oudejaarsbrunch"), beschrijving van het menu, datum, startuur, prijs per persoon en capaciteit. Het verschijnt in je reservatiewidget wanneer inschrijvingen open zijn. Deel de link in je nieuwsbrief, op social media en via de offer-functie zodat gasten dezelfde boodschap zien als in je campagne.
Voorschot op drukke feestdagen
Op kerst en oudejaar is een lege tafel extra pijnlijk. Een voorschot of volledige vooruitbetaling helpt tegen no-shows en dekt een deel van je inkoop. Gasten betalen online tijdens het inschrijven, bijvoorbeeld via Bancontact, creditcard of iDEAL. Zonder voorschot wordt de inschrijving direct bevestigd. Leg je regels duidelijk uit in de bevestigingsmail. Meer tips in ons artikel over no-shows verminderen.
Communicatie en herinneringen
Per arrangement stel je optioneel een bevestigingsmail en herinnering in. Vermeld menu, tijdstip, annuleringsvoorwaarden en eventueel dresscode of parkeerinfo. De herinnering gaat automatisch op het aantal uren vóór de start dat jij instelt. E-mail is inbegrepen in je abonnement; wie extra zekerheid wil, kan optioneel SMS-reminders activeren.
Combineren met terras, groepen en dieetwensen
Vraag bij inschrijving naar dieetwensen of noteer ze in het gastprofiel. Zo ziet je team vooraf wie vegetarisch eet of een allergie heeft. Voor grote families die apart willen zitten, lees ons artikel over groepsreservaties. Serveer je ook op het terras rond de feestdagen? Bereid je zaal en beschikbaarheid voor zoals beschreven in terras en zomerseizoen, ook al gaat het om winterse veranda of verwarmd terras.
Conclusie
Feestdagen vragen om strakke planning, maar leveren ook je meest memorabele avonden op. Met arrangementen in Restotailor combineer je online inschrijving, optioneel voorschot en automatische mails zonder apart systeem. Begin op tijd, communiceer helder en gebruik je gastdata om volgend jaar nog gerichter te plannen. Alles inbegrepen in €65 per maand.