In een klein restaurant herken je vaste gasten vanzelf. Maar zodra je team groeit, meerdere shifts draait of online reservaties binnenkomen, verdwijnt die persoonlijke touch snel. Wie reserveerde vorige maand? Welke allergieën had tafel 7? Wie komt al maanden niet meer langs?
CRM (Customer Relationship Management) klinkt groot, maar voor restaurants betekent het simpelweg: je gasten kennen en daarop inspelen. Met gastprofielen in Restotailor bouw je dat op vanuit je dagelijkse reservaties. Geen apart systeem, geen dubbel werk. En het zit inbegrepen in je abonnement van €65 per maand.
Automatisch opgebouwd via reservaties
Je CRM hoeft niet handmatig te beginnen. Elke online reservatie via je widget of website maakt of verrijkt een gastprofiel. Naam, e-mail, telefoon en reservatiehistoriek worden automatisch gekoppeld. Reserveert iemand opnieuw met hetzelfde e-mailadres? Dan herken je systeem de gast meteen en vul je profiel verder aan. Zo groeit je gastendatabase mee met je zaak, zonder spreadsheets of losse notities.
Wat zit er in een gastprofiel?
Per gast bewaar je contactgegevens, een volledige reservatiehistoriek en communicatievoorkeuren. Voor restaurants registreer je ook allergieën en dieetvoorkeuren: vegetarisch, veganistisch, notenallergie, glutenintolerantie en meer. Zo weet je team vooraf wat er speelt, nog vóór de gast aan tafel zit. Op het gastprofiel zie je ook of iemand zich heeft ingeschreven voor je nieuwsbrief, feedback heeft gegeven en wanneer de laatste reservatie was. Eén overzicht, alle relevante info.
Betere service in de zaal
CRM is geen marketingtool alleen, het verbetert de ervaring in je zaal. Een gast met een notenallergie? Je keuken en bediening weten het. Iemand die elke maand terugkomt? Je herkent een vaste klant en kunt persoonlijker verwelkomen. Combineer gastprofielen met je tafelplan en je hebt bij elke reservatie context: wie er komt, hoeveel personen en welke aandachtspunten. Dat maakt het verschil tussen een anonieme tafel en een gast die zich gezien voelt.
Slim filteren en segmenteren
Een lange gastenlijst is pas nuttig als je er iets mee kunt. In Restotailor filter je op heel wat criteria: wie heeft een e-mailadres of telefoonnummer, wie is ingeschreven voor de nieuwsbrief, wanneer was de laatste reservatie, hoeveel keer iemand al langskwam, of ze feedback gaven, en welke allergie of dieetvoorkeur geregistreerd staat. Zo vind je in seconden gasten die al drie maanden niet meer reserveerden, of iedereen met een glutenvrije voorkeur voor een speciaal menu. Handig voor acties, events of gerichte opvolging, zonder handmatig door je lijst te scrollen.
Communicatie per gast
Per gast stel je communicatie in: bevestigingsmails en e-mailherinneringen zitten standaard in je abonnement. SMS-reminders zijn optioneel bij te betalen. Je bepaalt per gast of iemand de nieuwsbrief ontvangt. Dat helpt ook bij no-shows verminderen: automatische bevestigingen en reminders gaan naar het juiste adres, op het juiste moment. Geen generieke blast naar iedereen, wel gerichte communicatie op basis van echte gastdata.
CRM als basis voor marketing
Marketing werkt pas als je weet wie je gasten zijn. Vanuit je CRM stuur je gerichte campagnes via de eigen nieuwsbriefmodule (bij te betalen) of koppel je gratis met Mailchimp, MailerLite of Brevo. Combineer een mailing met de offer-functie in je widget om een actie ook zichtbaar te maken bij het reserveren. Lees meer in ons artikel over nieuwsbrieven voor restaurants of sociale media. En via analytics zie je waar je reservaties vandaan komen, zodat je weet welke acties echt renderen.
Import, export en overzicht
Stap je over van een ander systeem of wil je je gastenlijst back-uppen? Via import en export haal je contacten binnen of exporteer je selecties. Pin vaste gasten bovenaan je lijst voor snelle toegang, of open een snel overzicht met recente reservaties zonder het volledige profiel te openen. CRM hoeft niet ingewikkeld te zijn, het moet je team sneller laten werken, niet trager.
Conclusie
CRM voor je restaurant is geen luxe voor grote ketens. Het is de basis om persoonlijke service te behouden terwijl je groeit. Met gastprofielen in Restotailor bouw je automatisch op vanuit elke reservatie, registreer je allergieën en voorkeuren, filter je slim voor acties en stuur je gerichte communicatie. Alles inbegrepen in €65 per maand, zonder commissie op reservaties. Begin met wat je al hebt: elke boeking via je widget is een stap naar een slimmer gastenbeheer.